Dans les entreprises, la notion de contract management ne cesse de gagner du terrain. En effet, à partir d’un certain volume de contrats, leur gestion devient chronophage et complexe, ce qui n’est pas sans risque à la fois sur le plan juridique et sur le plan financier. Qu’est-ce que le contract management ? Pourquoi est-il si important, et à qui s’adresse-t-il en priorité ?
Le contract management : définition
Littéralement, “contract management” signifie “gestion des contrats”.
Loin d’être figé, le contrat est un document vivant, qui possède un cycle de vie propre ; par conséquent, gérer les contrats consiste à intervenir sur les différentes étapes de ce processus. C’est pourquoi, pour désigner cette expertise, on parle aussi de “contract lifecycle management”, ou gestion du cycle de vie des contrats.
Le contract management n’est donc pas une tâche isolée. Il englobe tout un ensemble de responsabilités et de compétences, pour intervenir sur :
- La création du contrat
- Le processus de négociation
- La validation du contrat
- La signature
- Le suivi des engagements
- Le renouvellement et les autres dates clés
- Sans oublier le suivi des performances du contrat !
Naturellement, cela demande une bonne coordination en interne ; or, plus le volume de contrats est conséquent, plus les problèmes d’organisation s’accumulent ! C’est pourquoi de nombreuses entreprises embauchent des contract managers, ou utilisent des solutions logicielles pour la gestion des contrats.
Petite histoire du contract management
Le contract management a mis du temps à s’imposer comme fonction à part entière. En effet, la généralisation du poste de contract manager dans les entreprises françaises est récente, quelques années tout au plus.
Cette fonction a émergé dans un contexte de prise de conscience des risques liés à une mauvaise gestion des contrats.
Ces risques ne sont pas nouveaux : ils remontent aux années 70-80, avec les dérives coûteuses de nombreux grands projets informatiques et d’infrastructure. Un peu plus tard, autour des années 2000, c’est le risk management qui s’est fortement développé, en lien avec la multiplication des lois relatives au contrôle interne.
Plus globalement, notre époque est celle d’une complexification croissante des contrats, liée à la diversité des contraintes juridiques et des modèles d’affaires.
De nos jours, la gestion des contrats requiert donc une expertise forte, sans quoi les entreprises s’exposent à des risques et coûts importants.
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À qui est destiné le contract management ?
En quelques années, le contract management est donc devenu une fonction stratégique au sein des entreprises. Et ce, quel que soit leur secteur d’activité, leur effectif ou leur chiffre d’affaires.
Pour savoir si le contract management est pertinent pour une entreprise, on va surtout s’intéresser au volume de contrats à gérer. En général, on estime qu’à partir de 30 contrats par mois, une entreprise a besoin d’optimiser sa gestion contractuelle ; que ce soit en la confiant à un contract manager, ou par l’intermédiaire d’un outil de gestion.
Quelle est l’utilité du contract management ?
La gestion du cycle de vie des contrats permet d’adresser un certain nombre de risques et de besoins, à commencer par l’optimisation du temps des juristes et des autres employés.
En effet, les contrats impliquent un certain nombre de tâches chronophages, qui gagnent à être optimisées ; sans oublier les nombreux allers-retours entre les différents interlocuteurs, qui alourdissent le processus.
Ensuite, le contract management permet aussi de protéger votre entreprise contre les risques inhérents aux contrats, qui sont essentiellement financiers et juridiques. En effet, aucune entreprise n’est épargnée par la complexité des lois et réglementations, qui ne cessent d’évoluer. Rester en règle demande un certain niveau d’expertise, ainsi qu’une veille constante.
Utile pour prévenir les risques, le contract management l’est aussi pour détecter les opportunités liées aux différents contrats : remises potentielles, optimisation des cycles de vente…De quoi réaliser des économies non négligeables !
Enfin, en améliorant votre gestion des contrats, vous améliorez également vos relations avec les parties : les attentes de chaque partie sont clairement exposées et prises en compte à chaque étape du cycle de vie ; le risque d’erreur est réduit ; les litiges liés à une mauvaise visibilité sur les contrats sont évités.
Les solutions SaaS de contract lifecycle management
Vous souhaitez optimiser votre gestion des contrats de manière simple et sécurisée ? Sachez qu’il existe des outils informatiques clé en main et flexibles pour gérer vos contrats de A à Z, depuis leur création jusqu’au suivi des performances.
Simples d’utilisation, les solutions de CLM (contract lifestyle management) présentent de nombreux avantages, qui ne manqueront pas de faire gagner du temps et de l’argent à toutes vos équipes.
Avantages des solutions CLM en mode SaaS
D’après une étude de Forrester Consulting, seulement 59 % des entreprises utilisent une solution de CLM comme plateforme pour accompagner leurs collaborateurs travaillant à distance.
Pourtant, les avantages de ces plateformes en ligne sont multiples ! Elles s’inscrivent dans un contexte de transformation digitale, où l’on automatise un maximum de processus pour gagner autant en fiabilité qu’en productivité. Les outils de CLM permettent :
- D’automatiser et donc d’éliminer les tâches répétitives, comme le remplissage manuel des champs d’un contrat.
- De faciliter certaines tâches chronophages, comme la recherche d’information dans un gros volume de contrats.
- De sécuriser la signature des contrats, grâce à des circuits de validation personnalisés et entièrement automatisés.
- D’éviter les mauvaises surprises, comme le renouvellement automatique des contrats fournisseurs.
- D’accélérer et faciliter les échanges entre les parties, quelle que soit leur situation géographique.
Ces améliorations libèrent un temps précieux à vos équipes, et vous évitent de nombreux coûts cachés liés à la gestion des contrats.
Hyperlex, une solution de contract management pour les entreprises
Hyperlex vous propose une solution globale pour rédiger, valider, signer et gérer tous vos contrats à partir d’une même interface dans le cloud.
Notre outil de CLM vous permet d’optimiser votre gestion des contrats sur toutes les étapes de leur cycle de vie :
- La rédaction, la négociation et la validation de vos contrats sont accélérées et sécurisées.
- Les informations qu’ils contiennent sont consultables partout en temps réel grâce à la recherche multi-critère, ce qui vous évite de nombreux allers-retours.
- Vos données contractuelles peuvent être utilisées par d’autres logiciels de l’entreprise, grâce à notre API ; finis les exports de données fastidieux à répétition !
- Vous ne manquez aucune échéance, grâce aux alertes paramétrables.
- Enfin, les performances de vos différents contrats peuvent être suivies en temps réel grâce à des KPI pertinents, qui facilitent la prise de décision.
Notre solution SaaS dispose de nombreuses fonctionnalités : modèles de contrats, workflows de validation et de signature électronique, alertes aux différentes échéances, API, tableaux de bord…tout est prévu pour vous faire gagner un temps précieux, sécuriser vos processus, et faciliter vos analyses.
Pour garantir la pertinence de ses indicateurs et résultats de recherche, la technologie Hyperlex s’appuie notamment sur l’intelligence artificielle et l’analyse statistique.
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